MAKALAH tema KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Oleh kelompok 4
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Makalah
Disusun Guna Memenuhi Tugas
Mata Kuliah : Manajemen Perkantoran I
Dosen Pengampu : Fatkhuroji, M.pd
Disusun oleh:
1. Afifatul Iklimah (1403036006)
2. Intan Adetya Arifin (1403036016)
3. Ahmad Miftakhus Surur (1403036008)
FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN
INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI WALISONGO
SEMARANG
2014
I. PENDAHULUAN
Dengan
berkembangnya teknologi saat ini, berbagai kegiatan dalam kehidupan sehari-sari
tidak lepas akan komunikasi dan berbasis komputer. Maka dalam suatu instansi atau
suatu lembaga, computer merupakan sarana dalam menciptakan dan mengembangkan suatu
sistem informasi dan komunikasi yang handal.
Komunikasi berasal
dari istilah communication yang berasal dari bahasa latin yang berarti pemberitahuan
atau pertukaran. Komunikasi adalah suatu pemindahan makna atau pemahaman dari pengirim kepada penerima, di dalamnya terdapat tiga bagian
penting komunikasi yang efektif yaitu pengirim, penerima, dan keberhasilan pengiriman.
Dengan komunikasi merupakan salah satu bentuk upaya untuk menghindari adanyakesenjangan
sehingga pihak-pihak yang terlibat saling dekat dan akrab yang satu dengan yang
lainnya,itulah hakikat komunikasi.
II.
RUMUSAN MASALAH
A. Bagaimana pentingnya komunikasi yang baik di
tempat kerja?
B. Apa perbedaan pokok komunikasi formal dan
informal?
C. Bagaimana proses komunikasi itu?
D. Apa saja delapan hambatan komunikasi antar
manusia dalam organisasi
III. PEMBAHASAN
A. Pentingnya
Komunikasi di Tempat Kerja
Sebuah perusahaan dimana tidak ada berbagi informasi antara dua atu
lebih individu,maka pemborosan maka pemborosan sumber data akan sering timbul.
Untuk menghindari ini, komunikasi yang efektif di tempatkerja harus didorong
untuk keberhasilan perusahaan secara menyeluruh.
Peranan
komunikasi antara lain, yaitu:
1.
Menciptakan kepuasan kerja
Peruysahaan
wajib mendoroing korespondensi terbuka dan mudah antara senior dan bawahan.
Jika lingkungan kerja ramah dimana bawahan didorong untuk mengkomunkikasikan
ide-ide mereka kepada manajer mereka mengenai pekerjaan terkait, dan umpan balik mereka diberilkan
pertimbangan, akan memotifasi karyawan untuk bekerja lebih baik dan membuat
mereka dihargai dalam perusahaan. Dengan demikian, komunikasi yang efektif
ditempat kerja membantu dalam membangun loyalitas dan kepercayaan yang akhirnya
menghasilkan kepuasan kerja yang lebih besar.
2.
Menyelesaikan konflik
Komunikasi yang
terbuka ditempat kerja dapat membantu mencegah dan menyelesaikan konflik.
Misalnya, jikla duys karyawan memiliki ketidak setujuan atas bebrapa masalah,
maka konflik tersebut diselesaikan mlalui diskusi bersama.
3.
Meningkatkan produktifitas
Komukasi yang
efektif ditempat kerja adalah hal yang paling penting bagi keberhasilan dan
kegagalan sebuah perusahaan. Perusahaan memiliki seperangkat tujuan yang jelas,
tujuan dan visi. Manajer harus dapat menjelaskan kepada karyawannya tujuan
ttersebut dan memastikan bahwa semua anggota timnya bekerja menuju tujuan yang
sama. Dia juga perlu mengkomunikasikan kepda karyawannya akn pekerjaan,
tanggung jawab, dan tugas mereka. Jika manajer jelas dalm komunikasi, para
bawahan akan tau persisi apa yang perusahaan ingin dan dengan demikian, akan
mampu memberikan yang sama untfuk yang terbaik dari kemampuan mereka. Dengan
demikian, pentingnya kterampilan komunikasi dapat dinilai darai partai yang
mengarah kearah yang lebih baik dan meningkatkan produktifitas kerja.[1]
B. Perbedaan
Komunikasi Formal dan Informal
|
Formal
|
Informal
|
|
Komunikasi yang sudah di rencanakan
masing-masing bagian ( surat, e-mail, memo) mengikuti prosedur suatu organisasi.
|
Komunikasi yang sudah di rencanakan dengan
pihak luar (surat, laporan. pidato, memo, website maupun press release).
|
|
Komunikasi kasual yang terjadi antar anggota
organisasi ( e-mail, face to face, telepon ) yang tidak mengikuti prosedur suatu
organisasi.
|
Komunikasi kasual yang berlangsung dengan
pelanggan, penyalur, investor (e-mail, face to face, telepon)[2]
|
C. Proses
Komunikasi
|
Tahap 1
pengirim mempunyai ide
|
|
Tahap 2
Pengirim menyandikan ide
|
|
Tahap 3
Pengirim mempunyai pesan
|
|
Tahap 6 Penerima
mengirim balasan
|
|
Tahap 5 penerima
menggunakan pesan
|
|
Tahap 4 penerima
menerima pesan
|
|
Channel dan media
|
1. Pengirim mempunyai ide dan berkeinginan untuk
membaginya
2. Pengirim menyandikan ide dengan memutuskan
bentuk pesan(tulisan, ekspresin wajah, isyarat gerak), panjang,organisasi,nada,dan
tipe yang semuanya tergantung pada
audiens diri maupun mood pengirim
3. Pengirim mengirimkan pesan dengan memilih
jalur komunikasi(verbal atau non verbal,bicara atau tertulis) dan media
(telepon,surat,memo,e-mail,laporan tau face to face).yang tergantung pada
pesan,lokasi audiens,kebutuhan akan kecepakatan diterima ,dan formalitas yang
dibutuhkan. Penerima mendapatkan pesan.agar komunikasi
terjadi,penerima harus mendapatkan pesan jika kita mengirim surat,penerima harus
menerima suratnya terlebih dahulu dan seba
4. Penerima menguraikan pesan,dengan memahami
pesan yang di sampaikan dan menyimpannyadi pikirannya,jika mereka telah
memahami dengan benar pesan yang di sampaikan ,dengan arti yang sama sesuai
dengan yang di maksud pengirim.
5. Penerima memberikan feedback yang memungkinkan
pengirim mengevaluasi evektifitas dari pesan (komunikasi yang telah
lakukan).jika mereka belum mengerti kita harus menjelaskan hingga mengerti.
D. Delapan
Hambatan Komunikasi antarManusia dalam Organisasi
Menurut Ron
Ludlow & Fergus Panton, ada hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi
tidak efektif yaitu adalah sebagai berikut(1992,p.10-11) :
1. Status effect
1. Status effect
Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang
dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih
rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka
karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau
pendapatnya.
2. Semantic Problems
Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan
komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada
komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar
memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan
dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau
penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah
komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah
penafsiran seperti contoh: pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi
keledai dan lain-lain.
4.
Perceptual
distorsion
Perceptual distorsion dapat disebabkan karena
perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara
berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam
komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu
dengan yang lainnya.
5.
Cultural
Differences
Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya
perbedaan kebudayaan, agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi
terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa
kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh : kata
“jangan” dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa
mengartikan kata tersebut suatu jenis makanan berupa sup.
6.
Physical
Distractions
Hambatan ini disebabkan oleh gangguan
lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi. Contohnya : suara
riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya yang kurang
jelas.
7.
Poor choice of
communication channels
Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang
dipergunakan dalam melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari
misalnya sambungan telephone yang terputus-putus, suara radio yang hilang dan
muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada
surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.
8.
No Feed back
Hambatan tersebut adalah seorang sender
mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari
receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia. Seperti
contoh : Seorang manajer menerangkan suatu gagasan yang ditujukan kepada para
karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan
tanggapan atau respon dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang
manajer.
Berikut ini adalah
macam-macam hambatan dalam organisasi yaitu :
a. Hambatan dari Proses
Komunikasi yaitu hambatan yang timbul dari ketidak jelasan informasi yang akan
disampaikan.
b.
Hambatan Fisik yaitu hambatan yang terjadi akibat ada gangguan cuaca,
gangguan sinyal, dsb.
c.
Hambatan Semantik yaitu hambatan yang terjadi akibat pemahaman yang sedikit
mengenai bahasa dan istilah-istilah asing yang digunakan dalam informasi atau
pesan.
d.
Hambatan Psikologis yaitu hambatan yang berasal dari gangguan kondisi
kejiwaaan dari si pengirim pesan atau penerima pesan sengingga mengakibatkan
informasi tersebut mengalami perubahan.
e.
Hambatan Manusiawi yaitu hambatan yang terjadi akibat tingkat emosi manusia
yang tidak menentu dalam menyikapi informasi atau pesan.
f.
Hambatan Organisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan
spesialisasi yaitu hambatan yang timbul akibat komunikasi dengan atasan atau
bawahan mengalami kendala seperti tingkat pemahaman terhadap suatu informasi
yang berbeda yang mengakibatkan sebuah hambatan.
g.
Hambatan-hambatan Antar Pribadi yaitu hambatan yang timbul antar pribadi
didalam sebuah organisasi, biasanya hambatan ini muncul karena adanya salah
paham antar pribadi yang menyangkut masalah tugas dan wewenang dari orang yang
ada dalam organisasi.
Dari berbagai hambatan
tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa proses komunikasi itu tidak mudah dan
memerlukan jalan yang sangat panjang untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam
organisasi dan dalam aktivitas lainnya. Tetapi hambatan tersebut bukanlah
menjadi satu-satunya penghambat dalam organisasi. Untuk memecahkan masalah
hambatan tersebut diatas berikut ini diurakian cara mengatasi hambatan
komunikasi :
1.) Memerikan umpan balik
atau Feed Back yaitu memberikan kesempatan pada seseorang untuk menyampaikan
informasi dan gagasannya sehingga tercipta komunikasi 2 (dua) arah.
2.)
Mengenai si penerima berita yaitu mengenali latar belakang , pendidikan
serta kondisi penerima pesan agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan
baik dan mudah dimengerti oleh si penerima pesa
3.)
Susunlah secara terperinci apa, dan kapan informasi tersebut harus
disampaikan dan kepada siapa informasi tersebut akan disampaikan.
Klasifikasi Komunikasi dalam Organisasi[3]
IV.
KESIMPULAN
Sebuah
perusahaan dimana tidak ada berbagi informasi antara dua atu lebih
individu,maka pemborosan maka pemborosan sumber data akan sering timbul. Untuk
menghindari ini, komunikasi yang efektif di tempatkerja harus didorong untuk
keberhasilan perusahaan secara menyeluruh.
Peran komunikasi:
1.
Menciptakan kepuasan kerja
Peruysahaan
wajib mendoroing korespondensi terbuka dan mudah antara senior dan bawahan.
Jika lingkungan kerja ramah dimana bawahan didorong untuk mengkomunkikasikan
ide- ide mereka kepada manajer mereka mengenai pekerjaan terkait, dan umpan balik mereka diberilkan
pertimbangan, akan memotifasi karyawan untuk bekerja lebih baik dan membuat
mereka dihargai dalam perusahaan. Dengan demikian, komunikasi yang efektif
ditempat kerja membantu dalam membangun loyalitas dan kepercayaan yang akhirnya
menghasilkan kepuasan kerja yang lebih besar.
2.
Menyelesaikan konflik
Komunikasi yang
terbuka ditempat kerja dapat membantu mencegah dan menyelesaikan konflik. Misalnya,
jikla duys karyawan memiliki ketidak setujuan atas bebrapa masalah, maka
konflik tersebut diselesaikan mlalui diskusi bersama.
3.
Meningkatkan produktifitas
Komukasi yang
efektif ditempat kerja adalah hal yang paling penting bagi keberhasilan dan kegagalan
sebuah perusahaan. Perusahaan memiliki seperangkat tujuan yang jelas, tujuan
dan visi. Manajer harus dapat menjelaskan kepada karyawannya tujuan ttersebut
dan memastikan bahwa semua anggota timnya bekerja menuju tujuan yang sama. Dia
juga perlu mengkomunikasikan kepda karyawannya akn pekerjaan, tanggung jawab,
dan tugas mereka. Jika manajer jelas dalm komunikasi, para bawahan akan tau
persisi apa yang perusahaan ingin dan dengan demikian, akan mampu memberikan
yang sama untfuk yang terbaik dari kemampuan mereka. Dengan demikian,
pentingnya kterampilan komunikasi dapat dinilai darai partai yang mengarah
kearah yang lebih baik dan meningkatkan produktifitas kerja
V.
PENUTUP
Alhamdulillah
makalah yang kami susun telah selesai,semoga dapat bermanfaat bagi pembaca dan
kita semua . makalah kami ini masih banyak kekurangan dan kesalahan kiranya
pembaca memberikan kritik dan saran agar menjadi acuan untuk lebih baik makalah
selanjutnya.kurang lebihnya kami ucapkan terima kasih.
DAFTAR PUSTAKA
Sukoco,Badri
Munir. 2007, Menejemen Administrasi Perkantoan Modern, jakarta: Erlangga
Komariah,aan. 2010. Administrasi pendidikan, Bandung: Alfabeta
Pidarta,made. 2004. Manajemen Pendidikan indonesia, jakarta: Rineka cipta.
Comments
Post a Comment